Home » Über MVGM » Compliance » Whistleblower-Politik

Einführung

Diese Politik regelt die Aktivitäten aller Unternehmen, die zur MVGM-Gruppe, im Folgenden als MVGM bezeichnet, gehören. Für MVGM ist es wichtig, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter die höchsten ethischen Standards und Praktiken einhalten. Teil der Unternehmenskultur ist es, dass illegale oder unethische Verhaltensweisen gemeldet werden, damit richtig damit umgegangen werden kann. Diese Whistleblower-Politik wurde eingeführt, um die ordnungsgemäße Meldung eines solchen Fehlverhaltens zu erleichtern, ohne dass der Hinweisgeber negative Auswirkungen auf seine Beschäftigungs- oder Karriereaussichten befürchten muss. Diese Whistleblower-Politik gilt für alle MVGM-Unternehmen, Beteiligungen und / oder Tochtergesellschaften.

Verhaltenskodex

Auf der Grundlage der im Verhaltenskodex VGM-NL (Vastgoed Management – Nederland) beschriebenen Integritätsvereinbarungen, an die sich MVGM hält, haben wir eine Verantwortung gegenüber unseren Stakeholdern. Der Verhaltenskodex dient als Leitfaden für professionelles Verhalten und Geschäftsgebaren. Der Kodex gilt für jeden innerhalb unserer Organisation und bezieht sich sowohl auf unsere Aktivitäten als Ganzes als auch auf das Verhalten unserer einzelnen Mitarbeiter. Bei all unseren geschäftlichen Aktivitäten tun wir unser Bestes, um offen zu sein, anständig zu handeln und Integrität zu zeigen.

Falsches Verhalten

Dies ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass Fehlverhalten auftreten kann. Ein (angebliches) Fehlverhalten bedeutet: (ein Verdacht auf) einen Verstoß gegen die Vorschriften (wie Betrug, Veruntreuung, Korruption) der MVGM-Verhaltensregeln, wie sie in ihrem Verhaltenskodex festgelegt sind, oder die Herbeiführung einer Situation, in der Mitarbeiter oder Dritte kompromittiert werden. Die (angebliche) Verletzung schadet einem oder mehreren Mitarbeitern, dem Unternehmen, Dritten oder dem öffentlichen Interesse. Der schädliche Verstoß muss über das persönliche Interesse des Hinweisgebers hinausgehen.

Wir sind der Meinung, dass Mitarbeiter, die ein Fehlverhalten vermuten, in der Lage sein müssen, dies einfach und sicher zu melden. Deshalb bietet MVGM diese Whistle-Blower-Politik an, um eine prompte und gründliche Untersuchung der Bedenken zu ermöglichen, mit Rückmeldung an die Person, die sie vorgebracht hat. Darüber hinaus muss MVGM diesen Mitarbeitern den notwendigen Schutz bieten, damit sie sich weiterhin sicher fühlen können.

Diese Whistleblower-Politik ermöglicht es den Mitarbeitern, ein (angebliches) Fehlverhalten so früh wie möglich zu melden. Darüber hinaus erwarten wir von den Mitarbeitern nicht, dass sie beweisen, dass das, was sie behaupten, wahr ist. Sie müssen jedoch nachweisen können, dass es Tatsachen und/oder Umstände gibt, die den begründeten Verdacht eines Fehlverhaltens rechtfertigen. MVGM stellt die Whistleblower-Politik sowohl auf dem Firmenintranet (Blue way) als auch auf der Website zur Verfügung.

Geltungsbereich

Alle Mitarbeiter von MVGM können von der Whistleblower-Politik Gebrauch machen. Dies gilt auch für Mitarbeiter mit einem Zeitvertrag. Auszubildende, befristet Beschäftigte und Mitarbeiter, die im Auftrag von MVGM tätig sind, können Missstände melden, aber nicht von dieser Regelung Gebrauch machen. Der Grund dafür ist, dass der Schutz des Hinweisgebers im Mittelpunkt der Whistleblower-Politik steht. Wenn ein „whistle-blower“ nicht bei MVGM angestellt ist, kann MVGM ihm keinen Schutz bieten.

Die Unternehmenskultur

Eine Whistleblower-Politik trägt nicht nur dazu bei, angemessen auf Fehlverhalten zu reagieren, sondern hilft auch, es zu verhindern. Sie ist integraler Bestandteil der Unternehmenskultur von MVGM und führt zu Mitarbeitern, die integer handeln, Kritik äußern und Fehlverhalten ansprechen. Alle drei werden ermutigt und geschätzt.

Verfahren

Schritt 1 – Ein Anliegen vorbringen

In einem ersten Schritt sollten die Mitarbeiter alle Bedenken bei ihrem Vorgesetzten mündlich oder schriftlich vorbringen und ihre Beschwerde als „whistleblowing“ bezeichnen. Der Vorgesetzte kann sich unter Umständen auf eine Möglichkeit einigen, das Problem schnell und effektiv zu lösen. Die Person sollte auch beraten, wenn sie ein direktes persönliches Interesse an der Angelegenheit hat.

Wenn Grund zu der Annahme besteht, dass der Vorgesetzte in irgendeiner Weise in das Fehlverhalten verwickelt sein könnte, oder wenn der Vorgesetzte nicht ausreichend auf das Problem eingeht, kann die Person ihr Anliegen auch bei der Compliance-Abteilung vorbringen, die als Anlaufstelle für die Meldung von Missständen fungiert.

Der Hinweisgeber kann das fragliche Fehlverhalten schriftlich und/oder mündlich vorbringen, ein schriftlicher Bericht ist jedoch vorzuziehen. Dadurch entfällt die Diskussion mit dem Vorgesetzten oder der Kontaktstelle darüber, was genau der Hinweisgeber gemeldet hat, und es können anschließend weitere Informationen eingeholt werden. Weitere Informationen werden vom Empfänger immer schriftlich festgehalten.

Um die Schwelle so niedrig wie möglich zu halten, ist eine mündliche Meldung jederzeit möglich. Bei einer mündlichen Meldung fragt der Vorgesetzte oder die Kontaktstelle den Hinweisgeber, ob er dagegen ist, dass sein Name in der Meldung genannt wird.

Eine mündliche Meldung kann telefonisch, aber auch in einem persönlichen Gespräch innerhalb oder ausserhalb des Unternehmens erfolgen. Der unmittelbare Vorgesetzte oder die Kontaktstelle des Hinweisgebers erstellt einen Bericht über das Gespräch. Darin werden das gemeldete Fehlverhalten und alle anderen relevanten Umstände so genau wie möglich beschrieben.

Wenn der Vorgesetzte an einem angeblichen Fehlverhalten beteiligt ist, meldet der Hinweisgeber den Missbrauch direkt an die Compliance-Abteilung.

Schritt 2 – Untersuchung

Die Whistleblower-Kontaktstelle meldet ein vermutetes Fehlverhalten immer dem Geschäftsführer des Mitarbeiters, bei dem der Verdacht auf ein Fehlverhalten besteht. Die Whistleblower-Kontaktstelle wird die notwendigen Schritte unternehmen, um die Situation zu untersuchen.
Sobald die Meldung bestätigt ist, wird eine Quittung ausgestellt, und die Whistle-Blower-Kontaktstelle bestätigt dem Hinweisgeber die Meldung. In dieser Bestätigung heißt es:

  • Genau, was die Meldung des Mitarbeiters beinhaltet;
  • dass die Meldung des Hinweisgebers nicht zu Strafmaßnahmen oder ungerechter Behandlung führt;
  • dass MVGM den Hinweisgeber so weit wie möglich schützt;
  • inwieweit der Bericht vertraulich behandelt werden kann. Wenn völlige Vertraulichkeit aus welchen Gründen auch immer nicht möglich ist, wird der Folgeprozess sorgfältig mit dem Hinweisgeber besprochen, bevor darauf reagiert wird;
  • dass der Mitarbeiter nach maximal acht Wochen über den Fortgang und das mögliche Ergebnis der Untersuchung informiert wird und einen Hinweis darauf erhält, welche Schritte unternommen wurden.

Wenn es im Interesse der Untersuchung von Vorteil ist, keine Aussagen über die ergriffenen Maßnahmen und den Stand der Untersuchung zu machen, werden keine Informationen über letztere erteilt. Der Hinweisgeber wird selbstverständlich informiert.

Es gibt keine weiteren Anforderungen an die Untersuchung durch die Kontaktstelle für die Meldung von Missständen. Es gelten die folgenden Grundsätze:

  • Die Informationen, die die Kontaktstelle für die Meldung von Missständen erhält, sind vertraulich. Die Whistleblower-Kontaktstelle darf die Informationen nur für die Zwecke der Untersuchung und Beratung des Hinweisgebers verwenden;
  • Die Whistleblower-Kontaktstelle ist befugt, schriftliche und mündliche Informationen von allen Geschäftsabteilungen zum Zweck der Untersuchung anzufordern, vorbehaltlich der Datenschutzbestimmungen für Mitarbeiter. Die Geschäftsabteilungen sind verpflichtet, alle verfügbaren und relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen;
  • Die Whistle-Blower-Kontaktstelle wird den Namen des Hinweisgebers vertraulich behandeln;
  • Die Whistleblower-Kontaktstelle wendet stets den Grundsatz des fairen Verfahrens an, es sei denn, dies steht im Widerspruch zu den Interessen der Untersuchung;
  • Die Kontaktstelle für die Meldung von Missständen legt die Ergebnisse stets schriftlich offen;
  • Alle Anmeldungen und Akten werden in einer sicheren Umgebung aufbewahrt;
  • Die Whistleblower-Kontaktstelle kann selbst keine Sanktionen verhängen;
  • Im Falle eines Gesetzesverstoßes berät die Kontaktstelle für die Meldung von Missständen stets die Unternehmensleitung bei der Erstellung eines Polizeiberichts.

Schritt 3 – Ergebnis

Die Whistleblower-Kontaktstelle erstattet dem Geschäftsführer und dem zuständigen Abteilungsleiter Bericht und berät ihn in Bezug auf die ergriffenen Maßnahmen und das weitere Vorgehen.

Der Direktor, der an/nach Rücksprache mit dem Geschäftsführer beteiligt ist, entscheidet über das weitere Vorgehen sowie über den Umgang mit potenzieller Publizität im Zusammenhang mit dem fraglichen Fall. Innerhalb von acht Wochen nach Meldung des Fehlverhaltens erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung über den Fortgang der Untersuchung und gegebenenfalls die ergriffenen Maßnahmen.
Fehlverhalten außerhalb des Geltungsbereichs der Whistleblower-Politik

  • Persönliche Beschwerden (z.B. über den Arbeitsplatz, das Verhältnis zu Kollegen oder die Geschäftsleitung). Diese Probleme können mit dem direkten Vorgesetzten besprochen werden, oder wenn die Beschwerde den direkten Vorgesetzten, seinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung betrifft, wird in Absprache eine Lösung gesucht;
  • Fehlverhalten von Mietern (z.B. Unkrautanbau, häusliche Gewalt). Diese Missstände können am besten mit dem unmittelbaren Vorgesetzten besprochen werden, wobei nach dem geeignetsten Weg zur Lösung des festgestellten Problems in Absprache gesucht werden kann.

Keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Informanten

Der Vorstand der MVGM garantiert, dass kein Hinweisgeber, der im Einklang mit der Whistleblower-Politik handelt, Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt wird. MVGM wird angemessen handeln, um den Hinweisgeber zu schützen. Dies gilt auch, wenn sich nach einer Untersuchung herausstellt, dass der Bericht in gutem Glauben erstattet wurde, die Anschuldigung(en) jedoch nicht ausreichend bewiesen werden kann (können). MVGM wird den Namen des Hinweisgebers vertraulich behandeln.